Depuis la réforme, une facture ne se contente plus d'arriver : elle porte un état, et tu peux répondre. Huit réponses existent, et elles se ressemblent toutes. Voici laquelle utiliser, quand, et ce qu'elle déclenche vraiment.
La règle en une phrase
Un seul de ces gestes a un vrai poids juridique : refuser. Les autres servent à ce que ton fournisseur n'ait pas à te courir après. Si tu ne fais rien et que tu paies, personne n'est pénalisé.
Ce sont celles que la norme laisse au destinataire. Les six autres états sont émis par les machines du réseau, personne ne clique dessus.
Tu dis que la facture est bien arrivée chez toi. Tu ne t'engages sur rien : ni sur le montant, ni sur la prestation.
Exemple. Un fournisseur t'envoie une facture un vendredi soir. Tu ne l'as pas encore vérifiée, mais tu veux qu'il sache qu'elle n'est pas perdue.
Ce que ça déclenche. Aucun effet juridique. C'est un accusé de réception, il évite les relances inutiles.
Tu l'as vérifiée et elle est bonne. C'est le geste normal d'une facture conforme.
Exemple. Ton grossiste facture les 40 sacs de ciment que tu as reçus, au prix convenu. Tu acceptes.
Ce que ça déclenche. Ton fournisseur sait qu'il n'y aura pas de contestation et qu'il ne reste qu'à être payé. Ça ne vaut pas paiement.
Tu valides une partie du montant seulement, et tu dis combien.
Exemple. Facture de 1 000 € pour deux prestations. L'une a été faite, l'autre non. Tu acceptes 600 € et tu le dis.
Ce que ça déclenche. Le réseau attend un MONTANT, pas un découpage ligne par ligne : tu n'as pas à refaire la facture de ton fournisseur. C'est à lui d'émettre un avoir sur la différence.
Un désaccord est ouvert, sans refuser la facture. Elle reste vivante le temps de trouver un accord.
Exemple. Le prix ne correspond pas au devis, mais la prestation a bien été faite. Tu ne veux pas la refuser en bloc, tu veux en discuter.
Ce que ça déclenche. Le litige est tracé : si la discussion tourne mal, tu as une trace datée du moment où tu as signalé le problème.
Tu gèles la facture le temps de vérifier, sans accuser ton fournisseur d'avoir tort.
Exemple. Tu attends le bon de livraison de ton magasinier avant de valider. Deux jours, pas plus.
Ce que ça déclenche. Rien n'est reproché à personne. C'est le geste le plus doux des quatre qui bloquent : il dit « pas encore », pas « non ».
Le désaccord est réglé. On reprend le cours normal.
Exemple. Ton fournisseur t'a envoyé l'avoir promis. Le litige n'a plus lieu d'être.
Ce que ça déclenche. Referme ce que « mettre en litige » avait ouvert. Sans ce geste, le litige reste ouvert dans les registres des deux entreprises.
La facture est fausse. Tu la rejettes sur le fond.
Exemple. Elle est adressée à ton entreprise mais concerne un chantier qui n'est pas le tien.
Ce que ça déclenche. C'est le seul geste qui a un vrai poids. Ton fournisseur ne peut PAS modifier une facture émise : il devra émettre un avoir, puis t'en envoyer une corrigée. Un motif est indispensable, sinon il sait que tu refuses mais pas pourquoi.
Tu as envoyé l'argent.
Exemple. Tu fais le virement mardi. Il l'encaisse jeudi. Entre les deux, il ne sait rien.
Ce que ça déclenche. Ça lui évite de te relancer pendant que le virement est en route. À ne faire que si l'argent est réellement parti.
Oui. Ces états ne sont pas une machine à états : ce sont des événements qui s'ajoutent les uns aux autres. Tu peux accepter une facture lundi et la contester jeudi.
Et c'est heureux : tu acceptes une facture sur la foi d'un bon de livraison, la marchandise arrive cassée le lendemain. Rien ne t'enferme dans ton premier clic.
En revanche ton fournisseur verra les deux, et une contestation qui suit une acceptation se défend moins bien qu'une contestation immédiate. Prends le temps de vérifier avant d'accepter, ou utilise suspendre en attendant.
Deux mots qui se ressemblent, deux situations opposées, et se tromper fait émettre le mauvais document.
Rejetée
Une machine n'a pas pu la traiter. Elle n'a jamais valablement circulé, ton client ne l'a jamais reçue. Tu corriges et tu renvoies la même facture.
Refusée
Ton client l'a reçue et la refuse. Elle existe des deux côtés et ne se modifie plus. Il faut un avoir, puis une nouvelle facture.
Ils arrivent tout seuls, au fil du transport. Tu les vois, tu ne les choisis pas.
Chez nous, chaque facture reçue les propose, avec ce qu'elles impliquent écrit à côté. Et la facture annulée par un avoir se marque toute seule.
