Conditions générales d'utilisation et de vente

Le service VoxFactura est édité par ASTERIO 37, société par actions simplifiée, dont le siège est 231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 107 559 619. Les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales. Contact : contact@voxfactura.com.

VoxFactura est une solution logicielle mise à la disposition de professionnels. Elle permet de créer et d'envoyer devis et factures à partir de commandes vocales ou écrites, de suivre ses dépenses, et selon la formule souscrite, de publier un site internet avec prise de rendez-vous en ligne et d'activer un assistant d'accueil sur ce site.

Le service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Il n'est pas destiné aux consommateurs.

VoxFactura fournit un outil. VoxFactura n'exerce aucune activité de mise en relation, d'entremise, de courtage ou d'intermédiation entre le professionnel et ses clients.

VoxFactura ne référence pas, ne classe pas, ne compare pas et ne recommande pas les professionnels utilisateurs du service, et n'exploite aucun annuaire, moteur de recherche ou service de découverte permettant à un tiers d'accéder à l'offre d'un professionnel qu'il n'aurait pas préalablement choisi. Chaque espace publié est le site propre d'un professionnel unique, dont il est l'éditeur.

Les prestations réservées ou commandées depuis le site d'un professionnel sont vendues par ce professionnel, en son nom propre et pour son propre compte. Le contrat est conclu exclusivement entre lui et son client. VoxFactura n'y est partie à aucun titre, n'en garantit pas l'exécution et ne perçoit aucune rémunération assise sur celui-ci.

Le professionnel définit seul ses prestations, ses prix, ses conditions générales de vente, ses conditions d'annulation et de remboursement, et répond seul de la conformité de son site et de son activité.

Lorsque le professionnel active l'encaissement en ligne, il ouvre à son nom un compte auprès du prestataire de services de paiement et accepte les conditions de ce dernier. Les paiements de ses clients sont effectués directement sur ce compte, dont il est seul titulaire.

VoxFactura ne détient, ne collecte, ne conserve ni ne transfère à aucun moment les fonds versés par les clients du professionnel, n'agit ni comme encaisseur pour compte de tiers, ni comme prestataire de services de paiement, ni comme agent de celui-ci. VoxFactura ne prélève aucune commission sur les sommes encaissées : sa rémunération consiste exclusivement en l'abonnement souscrit.

Le professionnel est seul responsable de la facturation de ses prestations, de la déclaration et du paiement des impôts et taxes correspondants, ainsi que du respect de ses obligations comptables et sociales. VoxFactura ne procède à aucune déclaration relative aux revenus du professionnel auprès de l'administration fiscale et n'y est pas tenue.

L'inscription requiert une adresse électronique valide. Le professionnel s'engage à fournir des informations exactes et à conserver ses identifiants confidentiels. Toute action effectuée depuis le compte est réputée faite par son titulaire. Le compte est ouvert au nom d'une entreprise : la personne qui l'ouvre garantit avoir qualité pour l'engager.

L'assistant, à la voix comme à l'écrit, se pilote depuis l'application VoxFactura, où il est réservé au titulaire du compte et à ses administrateurs. La voix y est transcrite puis effacée, jamais enregistrée ; le fil des échanges reste consultable sept jours au plus. Le professionnel peut, s'il le souhaite, activer en supplément le canal Telegram, qui reste un canal facultatif : Telegram n'est pas un sous-traitant de VoxFactura et répond seul de son propre service. Le professionnel veille à la sécurité de ces accès, notamment en activant la validation en deux étapes de Telegram s'il utilise ce canal, et n'y fait figurer aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD. Les commandes, dictées ou écrites, reçues depuis un accès connecté sont réputées émaner de lui. En cas de perte ou de compromission d'un accès, il en informe VoxFactura sans délai pour que l'accès soit révoqué.

VoxFactura est proposé en trois formules mensuelles, hors taxes : Facturation à 13 €, Vitrine à 25 € (incluant le site et la prise de rendez-vous en ligne) et Communication à 35 € (incluant en outre l'assistant d'accueil, les avis Google et la version anglaise du site). Chaque formule existe en version annuelle. La formule Gratuit est sans engagement, sans carte bancaire et sans limite de durée ; elle comprend trois factures par mois et 1 000 crédits par mois. Pour la formule Gratuit, le quota de trois factures suit le mois civil et les crédits se renouvellent à la date anniversaire mensuelle de la création du compte. L'accès à l'API publique et au serveur MCP est compris dans toutes les formules, y compris la formule Gratuit.

À partir de la formule Vitrine, un praticien supplémentaire rattaché au même établissement peut être ajouté pour 20 € hors taxes par mois (200 € hors taxes en version annuelle). Chaque praticien supplémentaire dispose de son propre accès et ajoute 10 000 crédits par mois à la réserve du compte.

Les crédits mesurent l'usage de l'assistant. Les formules comprennent respectivement 7 000, 15 000 et 30 000 crédits par mois. Le quota est remis à zéro à la date anniversaire mensuelle de la création du compte, sans report des crédits non utilisés. Quand la réserve est épuisée, des packs de crédits peuvent être acquis à partir de 5 € hors taxes pour 5 000 crédits ; ils ne sont pas remis à zéro et restent disponibles tant que le compte est actif.

Les crédits sont une unité de mesure de l'usage, sans valeur monétaire propre : ils ne sont ni remboursables, ni transférables, ni convertibles en argent. Pour protéger le service, l'usage de certaines fonctions peut être plafonné (par exemple les réponses de l'assistant d'accueil aux visiteurs, ou les courriels envoyés depuis le service : 30 par jour et par compte, toutes fonctions confondues, un envoi refusé étant signalé et pouvant être repris le lendemain), sans que cela ouvre droit à une réduction.

Le décompte est le même pour tous et il est affiché sur la page Abonnement de la console : une commande dictée à l'assistant compte 150 crédits (100 par écrit), un échange de l'assistant d'accueil avec un visiteur 25, la légende d'une photo 100. Lorsque le professionnel modifie une prestation, une page, ses conditions générales ou la base de son assistant d'accueil, une relecture automatique recherche dans ses autres textes ce qui contredit ce changement : elle compte 150 crédits, plus 25 par texte relu ; chaque correction acceptée compte 75 crédits, un refus ne compte rien. Cette relecture ne s'exécute qu'à la suite d'une modification, jamais périodiquement, ne coûte rien lorsqu'aucun texte n'a changé, et ne modifie rien sans validation expresse du professionnel, en particulier ses conditions générales, qui restent son contrat.

Le paiement est prélevé automatiquement sur le moyen de paiement enregistré. Un compte peut être créé sans carte bancaire. Toute évolution tarifaire est notifiée au moins trente jours avant son entrée en vigueur ; le professionnel peut alors résilier sans pénalité avant cette date.

Entre professionnels, tout retard de paiement donne lieu de plein droit à des pénalités au taux directeur de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

L'abonnement est souscrit en ligne, sans présence physique simultanée : il constitue un contrat conclu à distance.

Le service étant fourni immédiatement après la souscription, le professionnel demande expressément que son exécution commence sans délai et reconnaît qu'il ne disposera plus, une fois le service pleinement exécuté, du droit de rétractation qui pourrait lui être ouvert.

L'abonnement est reconduit tacitement à chaque échéance. Le professionnel peut résilier à tout moment depuis son espace. Le service reste accessible jusqu'au terme de la période en cours, sans remboursement au prorata.

À la résiliation, le compte passe en formule Gratuit : le professionnel garde l'accès à ses devis, factures et exports (PDF, journaux comptables), sans limite de durée. Le site et la réservation en ligne sont mis hors ligne.

Le professionnel est informé que la conservation de ses factures pendant dix ans lui incombe personnellement, en application de l'article L123-22 du code de commerce. Il lui appartient de conserver l'archive remise.

VoxFactura peut refuser une inscription qui ne relève pas d'une activité professionnelle. Elle peut suspendre tout ou partie du service, ou clôturer un compte, en cas de défaut de paiement, d'utilisation contraire à la loi ou aux présentes conditions, d'atteinte à la sécurité du service ou de tiers, ou d'usage manifestement abusif : automatisation détournée, contenus illicites, volumes anormaux.

Sauf urgence, le professionnel est prévenu et invité à régulariser. La suspension ne donne pas lieu à remboursement de la période en cours. L'archive de réversibilité prévue à l'article 10 reste mise à disposition, sauf obligation légale contraire.

Le professionnel utilise VoxFactura conformément à la loi, notamment en matière de facturation : numérotation séquentielle, mentions obligatoires, conservation. VoxFactura fournit les outils techniques ; la conformité finale du document émis relève du professionnel, qui le relit et le valide avant envoi.

Le professionnel reste seul responsable de ses obligations légales envers ses propres clients, notamment la désignation et l'affichage d'un médiateur de la consommation lorsqu'il vend à des consommateurs ; VoxFactura met à sa disposition les champs nécessaires et affiche les informations qu'il renseigne.

Déclarations et garanties.Le professionnel déclare exercer son activité conformément à l'ensemble de la réglementation qui lui est applicable, quelle que soit cette activité. Il déclare en particulier :

• être régulièrement immatriculé et à jour de ses obligations déclaratives, fiscales et sociales, y compris pour les personnes qu'il emploie ou fait intervenir ;
• détenir, et maintenir en cours de validité, l'ensemble des autorisations, agréments, licences, cartes professionnelles, inscriptions à un ordre ou à un registre, diplômes, certifications, qualifications, habilitations, brevets et permis que son activité exige, ainsi que les autorisations d'occupation ou d'exploitation des lieux où il l'exerce ;
• respecter les règles d'hygiène, de sécurité, de formation, de contrôle et de conformité applicables à son activité, à ses locaux, à ses véhicules, à ses embarcations, à son matériel et à ses produits, y compris les règles propres à l'accueil du public, des mineurs et des personnes vulnérables ;
• être couvert par les assurances obligatoires ou usuelles pour son activité, notamment la responsabilité civile professionnelle et d'exploitation, et selon le cas la garantie décennale, l'assurance des locaux, des véhicules, des embarcations et du matériel, et les assurances propres au transport, à l'hébergement, à la restauration, aux soins, à l'enseignement, à l'encadrement d'activités physiques ou à l'accueil de personnes ;
• avoir le droit de vendre les prestations qu'il propose, d'utiliser les contenus qu'il publie et de traiter les données de ses clients.

Ces déclarations valent pour toute la durée de l'abonnement et pour chaque prestation proposée par le service. Le professionnel maintient ces autorisations et assurances en vigueur, et informe VoxFactura sans délai si l'une d'elles cesse, est suspendue, est retirée ou n'est pas renouvelée. Dans ce cas, il cesse de prendre des réservations par le service jusqu'à régularisation.

VoxFactura ne vérifie pas ces déclarations et n'en garantit pas l'exactitude auprès des clients du professionnel. Le service ne présente jamais un professionnel comme vérifié, agréé ou assuré. Le professionnel est seul partie au contrat conclu avec ses clients : VoxFactura n'est ni vendeur, ni intermédiaire, ni garant de la prestation, dont il fixe seul le prix, les conditions et l'exécution.

Vocabulaire.Ni VoxFactura, ni les partenaires auxquels un professionnel choisit de se rendre réservable, n'emploient à son sujet les mots « vérifié », « certifié », « garanti », « labellisé » ou « assuré ». Ce qu'un professionnel déclare est présenté comme déclaré, avec sa date. Le texte de l'attestation de conformité, par version, est publié sur la page attestation de conformité.

Les documents, messages et rappels que le service prépare (devis, factures, relances, demandes d'avis, réponses) partent à la demande du professionnel ou selon les réglages qu'il a choisis. Il relit ce qui est envoyé en son nom, tient ses réglages à jour et s'assure d'avoir le droit de contacter les personnes concernées.

Lorsqu'une fonction s'appuie sur un service tiers (paiement en ligne, messagerie, avis, plateforme de facturation électronique, moteurs de recherche), le professionnel respecte aussi les règles de ce service.

Le professionnel s'interdit de publier sur son site un contenu illicite ou dont il ne détient pas les droits, et garantit VoxFactura contre toute réclamation d'un tiers à ce titre.

VoxFactura est un opérateur de dématérialisation. VoxFactura n'est pas une plateforme agréée par l'administration fiscale et ne transmet pas directement les factures à celle-ci : la transmission et la réception sont assurées par une plateforme agréée partenaire, à laquelle le service est raccordé. Les factures sont générées au format Factur-X conforme à la norme EN 16931.

En activant la facturation électronique, le professionnel désigne la plateforme agréée partenaire et mandate VoxFactura pour gérer ce raccordement en son nom. Il garantit être le représentant légal de son entreprise ou disposer d'un mandat exprès pour procéder à cette désignation, et déclarer un numéro SIRET exact. Il garantit VoxFactura contre toute réclamation résultant d'une désignation effectuée sans cette qualité. VoxFactura peut retirer à tout moment un raccordement dont l'entreprise autorisée ne correspond pas au compte.

Activation de la facturation. L'envoi de devis, de factures et d'avoirs depuis VoxFactura nécessite l'activation préalable de la facturation. Cette activation comprend une vérification de l'identité du représentant légal et de l'entreprise, réalisée par la plateforme agréée SUPER PDP, éditée par SUPER G, SAS au capital de 50 000 €, RCS Paris 853 322 915, 6 rue de la Dhuis, 75020 Paris. Elle est gratuite pour l'utilisateur. Tant que la facturation n'est pas activée, les documents créés sont des aperçus sans valeur et ne peuvent pas être envoyés.

Le service repose sur des traitements automatisés, notamment pour la transcription vocale et la compréhension des demandes. Les personnes qui échangent avec l'assistant d'accueil sont informées qu'elles s'adressent à un système automatisé.

Aucun document n'est transmis à un tiers sans validation du professionnel. VoxFactura ne garantit pas l'exactitude des contenus produits automatiquement, qui restent sous le contrôle et la responsabilité du professionnel avant envoi.

Il en va de même de tout ce qui est produit pour le site du professionnel : textes et structure des pages, légendes de photos, titres et descriptions destinés aux moteurs de recherche, version anglaise, réponses de l'assistant d'accueil. Ce sont des propositions, qui peuvent contenir des erreurs, des approximations ou des omissions. Le professionnel les relit, les corrige et décide seul de leur mise en ligne. Il est l'éditeur de son site et répond de tout ce qui y est publié, en particulier des prix, des disponibilités, des conditions et des informations réglementaires qui y figurent. Les réponses de l'assistant d'accueil sont une information générale : seul le professionnel confirme une réservation, un prix ou une disponibilité.

Les pages « Mentions légales », « Conditions générales » et « Politique de confidentialité » proposées pour le site du professionnel sont des modèles pré-remplis avec les informations qu'il a fournies. Ils l'aident à respecter ses obligations mais ne constituent pas un conseil juridique : le professionnel les vérifie, les complète et les adapte à son activité avant publication, et en reste seul responsable.

Aucun résultat n'est garanti : ni un positionnement dans les moteurs de recherche, ni un volume de visites, de réservations ou d'avis, ni l'exactitude d'une transcription ou d'une réponse. VoxFactura ne fournit pas de conseil juridique, comptable ou fiscal ; les informations affichées dans le service ont une portée générale.

VoxFactura informe les titulaires de compte, par courriel, des fonctions ajoutées à leur formule. Chaque envoi comporte un lien de désinscription en un clic, et le réglage « Recevoir les nouveautés de ma formule » se modifie à tout moment depuis la console. Les courriels nécessaires au fonctionnement du service (factures, sécurité du compte, rappels d'échéance) ne sont pas concernés par ce réglage.

VoxFactura accompagne le professionnel dans la prise en main et l'utilisation du service. À ce titre, le personnel habilité de VoxFactura peut, à tout moment, consulter son dossier : compte, réglages, contenus publiés, documents et journaux d'utilisation. Cette consultation sert à l'aider, à vérifier que tout fonctionne, à prévenir ou résoudre un incident, à garantir la sécurité du service et à l'améliorer.

VoxFactura peut prendre contact avec le professionnel, ou avec toute personne ayant engagé une démarche auprès du service, par courrier électronique, message ou téléphone, pour le suivi de son compte : prise en main, vérification, anomalie, incident, évolution du service qui le concerne, recueil de son avis. Ces échanges font partie du service et ne constituent pas de la prospection commerciale. Chacun peut demander à ne plus être joint de cette manière en le signalant par retour.

Ces accès et ces échanges se font dans une stricte confidentialité : accès individuels et limités au besoin, personnel tenu au secret, aucune exploitation commerciale des données, aucune communication à des tiers en dehors des cas prévus par la loi. Ils ne se substituent jamais aux décisions du professionnel : aucun contenu de son site, aucun document et aucun réglage n'est modifié sans son accord, hors correction d'un défaut technique d'affichage ou retrait d'un contenu manifestement illicite dans les conditions de l'article 16.

VoxFactura héberge les sites publiés par les professionnels. Les contenus y sont fournis par eux et publiés sous leur responsabilité. Tout contenu estimé illicite peut être signalé à contact@voxfactura.com en indiquant l'adresse de la page, la description du contenu et le motif. Chaque signalement reçoit une réponse motivée. VoxFactura peut retirer un contenu manifestement illicite et en informe le professionnel.

Le professionnel peut envoyer à ses clients des photos et des vidéos par un lien. Il est seul responsable des fichiers qu'il envoie ainsi. Il s'engage à n'envoyer que des photos et des vidéos liées à son travail, et dont il a le droit de disposer.

En tant qu'hébergeur, VoxFactura les conserve jusqu'à la fin de validité du lien, environ 7 jours, le temps de les transmettre, puis les efface. VoxFactura n'en fait aucun usage. Un contenu signalé, depuis la page des fichiers ou à contact@voxfactura.com, est examiné sans attendre ; s'il est manifestement illicite, il est retiré et le professionnel en est informé, comme à l'article 16.

Le service, son logiciel, ses interfaces et sa marque restent la propriété de VoxFactura. L'abonnement confère un droit d'utilisation personnel et non exclusif, pour la durée du contrat.

Le professionnel reste propriétaire de ses contenus : données, documents, textes, photos, marque. Il autorise VoxFactura à les héberger, les afficher, les traiter et les transmettre dans la seule mesure nécessaire au fonctionnement du service. Les textes produits pour lui par le service peuvent être librement utilisés pour son activité.

VoxFactura met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie de disponibilité permanente. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour, ou en raison d'une défaillance indépendante de notre volonté, notamment celle d'un prestataire tiers.

Certaines fonctions reposent sur des services tiers : hébergement, paiement en ligne, messagerie, avis, plateforme de facturation électronique, moteurs de recherche, transcription et génération de texte. VoxFactura choisit ces prestataires avec soin mais ne répond pas de leurs interruptions, de leurs décisions ni de l'évolution de leurs conditions, et peut en changer pour maintenir le service.

Aucune des parties n'est tenue pour responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil.

Le service évolue en continu. Certaines fonctions sont proposées en avant-première, parfois signalées comme telles. Elles peuvent être modifiées, suspendues ou retirées sans préavis et sans indemnité, dès lors que les fonctions essentielles de la formule souscrite restent assurées. Les retours du professionnel sur ces fonctions sont les bienvenus et peuvent servir à améliorer le service.

La responsabilité de VoxFactura est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée au montant de l'abonnement versé au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive.

VoxFactura ne répond pas des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou d'image, ni des conséquences d'une utilisation non conforme du service, d'une information inexacte fournie par le professionnel, ou d'un défaut de relecture avant envoi ou publication. Le professionnel conserve ses propres copies des documents importants ; l'archive de réversibilité y contribue.

Garantie.Le professionnel garantit VoxFactura, ses dirigeants et son personnel contre toute réclamation, action, condamnation, amende ou frais, y compris les frais de défense raisonnables, qui trouveraient leur origine dans ses contenus, dans ses prestations, dans l'usage qu'il fait du service, ou dans l'inexactitude d'une des déclarations de l'article 12, notamment un défaut d'autorisation, de qualification ou d'assurance. Cette garantie joue dès la première demande de VoxFactura, qui informe le professionnel de la réclamation et le laisse en assurer la défense s'il le souhaite.

Le professionnel reconnaît que VoxFactura fournit un outil technique et que l'exécution des prestations réservées par ce moyen relève de sa seule responsabilité, envers ses clients comme envers les tiers.

Le traitement des données du professionnel est décrit dans la politique de confidentialité.

Lorsque le professionnel utilise VoxFactura pour traiter les données de ses propres clients, il en est le responsable de traitement et VoxFactura agit comme sous-traitant. Cette relation est régie par le contrat de sous-traitance, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Le professionnel peut inviter, depuis son espace, le cabinet d'expertise comptable de son choix à consulter son dossier. Cet accès est en lecture seule : il porte sur les pièces et données comptables (factures émises et avoirs, factures reçues, dépenses et justificatifs, journaux, récapitulatif de TVA, encaissements, export du mois), sans aucun droit d'écriture ni d'envoi, et exclut la messagerie, l'assistant, le site, les réservations, les réglages et les données bancaires. Chaque collaborateur du cabinet dispose d'un compte nominatif, géré par l'administrateur du cabinet.

Le professionnel peut révoquer cet accès à tout moment depuis son espace, avec effet immédiat. Les consultations du cabinet sont inscrites dans un journal d'accès visible par le professionnel et conservé trois ans. Ce service est gratuit pour le cabinet ; VoxFactura ne verse ni ne perçoit aucune commission à ce titre.

Le professionnel choisit seul son cabinet et répond de ce choix. VoxFactura ne vérifie pas l'inscription du cabinet au tableau de l'Ordre : le numéro d'inscription, s'il est saisi, est enregistré tel que déclaré. VoxFactura n'est pas partie à la lettre de mission qui lie le professionnel à son cabinet et ne répond ni de l'exécution de cette mission, ni de l'usage que le cabinet fait des données consultées.

Les présentes conditions peuvent être mises à jour à tout moment, notamment pour suivre l'évolution du service ou de la réglementation. La version en vigueur, datée, est publiée à cette adresse. Les changements importants sont signalés au professionnel par courrier électronique ou dans son espace. L'utilisation du service après la publication vaut acceptation ; le professionnel qui ne souhaite pas poursuivre peut résilier à tout moment dans les conditions de l'article 10.

Les présentes conditions sont régies par le droit français. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable ; une réclamation adressée à contact@voxfactura.com reçoit une réponse sous trente jours. À défaut d'accord, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.